1. Hvem er vi
Under rekrutteringsprocessen hos OK a.m.b.a. (”OK/vi/vores/os”) behandler vi personoplysninger om dig i overensstemmelse med denne persondatapolitik.
Vi er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig. Vores kontaktoplysninger er:
OK a.m.b.a.
CVR-nr.: 39170418
Åhave Parkvej 11
8260 Viby J
Danmark
2. Hvordan behandler vi dine personoplysninger?
Nedenfor kan du finde en beskrivelse af hver enkelt behandlingsaktivitet, information om hvilke personoplysninger der behandles, formålet med behandlingen, behandlingsgrundlaget, videregivelse, behandlingens varighed og, hvor dette er relevant, oplysning om overførsel af personoplysninger til tredjelande.
2.1 Jobansøgninger
I forbindelse med rekruttering hos OK behandler vi dine personoplysninger, herunder de personoplysninger, som er indeholdt i din ansøgning og dit CV, med formål om at vurdere din ansøgning.
De kontaktoplysninger som er indeholdt i dit CV behandles også i forbindelse med den videre rekrutteringsproces til den pågældende stilling herunder afslag på ansøgninger.
Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder følsomme personoplysninger, eksempelvis oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet, helbredsoplysninger, mv.
Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at behandle personoplysninger om dig, som du aktivt har betroet os på eget initiativ, når du indsender ansøgning og CV.
2.2 Personlighedsprofiler og kognitive test
Hvis den pågældende stilling kræver, at du får udarbejdet en personlighedsprofil og/eller deltager i kognitive tests vil du blive informeret herom, når vi har behandlet din ansøgning. I den forbindelse behandler vi dine personoplysninger i form af dit navn, telefonnummer, adresse, e-mail, person- eller adfærdsprofil og personlighedsvurderinger.
Formålet med behandlingen er at vurdere, om du er kompetent til jobbet både i forhold til dine kompetencer og personlighed.
Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at vurdere, om du er kompetent til jobbet både i forhold til dine kompetencer og personlighed.
2.3 Indhentning af straffeattest
Hvis du bliver tilbudt en stilling hos OK vil vi, hvis det er relevant for den givne stilling, anmode dig om at fremsende en kopi af din straffeattest.
Formålet er at sikre, at du ikke tidligere er straffet for forhold, der kan være relevante for stillingen og din eventuelle tilgang til informationer om værdier, håndtering af økonomiske forhold eller tilsvarende. Desuden er formålet med behandlingen at kunne vurdere, om der er tidligere strafbare forhold der gør den enkelte ansøger uegnet til den pågældende stilling.
Bemærk at vi kun gennemgår din straffeattest, vi opbevarer den ikke.
Behandlingsgrundlaget er vores interesse i at vurdere indholdet af din straffeattest. I tilfælde af at din straffeattest indeholder oplysninger om strafbare forhold er behandlingsgrundlaget dit samtykke som sker som led i din videregivelse af straffeattesten. Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via kontaktoplysningerne øverst i persondatapolitikken.
2.4 Indhentning af referencer
Som led i vores vurdering af dig kan vi indhente referencer fra dine tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere. I den forbindelse behandlinger vi almindelige personoplysninger, herunder navn, uddannelsesoplysninger, præstationer, arbejdsoplysninger, arbejdshistorik og kvalifikationer.
Formålet med behandlingen er at opnå en tredjepartsvurdering af dine kvalifikationer og kompetencer.
Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at indhente en tredjepartsvurdering af dine kvalifikationer og kompetencer.
2.5 Jobagent
Du har mulighed for at oprette en jobagent på ok.dk/om-ok/job/opret-jobagent som vil informere dig om ledige jobs ved OK, der har relevans for dig.
Når du opretter en jobagent på ok.dk behandler vi dit navn og din e-mailadresse, som du afgiver i forbindelse med oprettelsen af din profil.
Behandlingsgrundlaget er dit samtykke. Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Du kan gøre dette ved at kontakte os via kontaktoplysningerne øverst i persondatapolitikken.
3. Opbevaring og sletning
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er nødvendigt for at opfylde det eller de formål med behandlingen, som er angivet i afsnittende ovenfor.
Vi sletter således dine personoplysninger, når vi ikke længere har et sagligt formål med at opbevare disse. Til brug for vurderingen af opbevaringsperioden lægger vi vægt på eventuelle lovgivningsmæssige forpligtelser til opbevaring ligesom vi vil vurdere opbevaringsperioderne i lyset af behandlingens risiko.
Derudover opbevarer vi dine personoplysninger på betryggende vis, og sikrer at de kun er tilgængelige for relevante medarbejdere i OK.
Hvis du bliver tilbudt en stilling hos os, vil dine personoplysninger, som vi har indsamlet blive en del af din personlige personalemappe. I forbindelse med din ansættelse vil du få udleveret vores persondatapolitik til medarbejdere.
Hvis du ikke bliver tilbudt en stilling hos os, vil dine personoplysninger, som vi har indsamlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen blive opbevaret i en periode på 6 måneder efter afslaget. Formålet er at vi kan dokumentere hvordan udvælgelsen har fundet sted, hvis vi måtte blive mødt med et krav relateret til rekrutteringsprocessen samt at du kan komme i betragtning til en anden relevant stilling.
Hvis vi efter endt rekrutteringen vurderer, at du som ansøger kan komme i betragtning til en lignende stilling, vil vi anmode om dit samtykke til at opbevare din ansøgning i yderligere 6 måneder.
Du har mulighed for at afmelde jobagenten samt redigere og ændre kriterier i den bekræftelsesmail, som du modtager ved oprettelse af jobagenten.
4. Databehandlere og tredjelandsoverførsler
Ved behandling af dine personoplysninger kan vi inddrage en række af vores databehandlere såsom IT-systemudbydere og udbydere af vores HR-rekrutteringssystem mv.
Hvis dine personoplysninger i forbindelse med vores brug af databehandlere og underdatabehandlere overføres til tredjelande (uden for EU/EØS), sikrer vi et retsgrundlag i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne vedrørende tredjelandsoverførsler.
Hvis du har spørgsmål specifikt vedrørende overførslen af dine personoplysninger til tredjelande, kan du kontakte os via kontaktoplysningerne øverst i persondatapolitikken.
5. Dine rettigheder
I henhold til databeskyttelsesforordningen- og loven har du, når du deler dine personoplysninger med os, en række rettigheder, du kan benytte dig af.
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, dog med visse lovbestemte undtagelser. Du har ret til at få udleveret de personoplysninger om dig selv, som du har givet til os. I visse tilfælde kan du bede os om at transmittere disse oplysninger til en anden dataansvarlig.
Du kan til enhver tid benytte retten til at få slettet de oplysninger, vi indsamler om dig, med visse lovbestemte undtagelser. Du er derudover berettiget til at gøre indsigelse imod indsamlingen og bede om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses. Hvis personoplysninger om dig er forkerte, har du ret til at få dem korrigeret.
Ønsker du at gøre brug af disse rettigheder, kan du kontakte os på ok@ok.dk eller telefonisk via vores kundeservice på tlf. 70 10 20 33.
Hvor behandlingen af dine personoplysninger er baseret på samtykke, har du også til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved hjælp af ovenstående kontaktoplysninger. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, påvirker dette ikke lovligheden af behandlingen af personoplysninger forud for tilbagetrækningen.
I forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder, beder vi dig give os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn, adresse og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for en måned. Fristen kan dog forlænges med 2 måneder hvis det er nødvendigt.
Du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf. 33 19 32 00 eller e-mail dt@datatilsynet.dk.
Ændringer af persondatapolitikken
Vi ajourfører løbende denne persondatapolitik så den afspejler OK’s forretning og vores behandling af personoplysninger.
Dato for seneste opdatering fremgår nedenfor. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi besked i form af en synlig besked på vores hjemmeside(r).
Viby, 22. april 2024