Hjælp
Hjælp

Persondatapolitik for OK a.m.b.a.

For OK a.m.b.a. (”OK/vi/vores/os”) er det vigtigt at beskytte de personoplysninger, du deler med os. Derfor har vi en persondatapolitik, der sikrer, at dine personoplysninger behandles ansvarsfuldt med respekt for dit privatliv og naturligvis i overensstemmelse med lovgivningen på området.

Persondatapolitikken definerer hvilke personoplysninger, vi indsamler, samt hvordan de bruges. I persondatapolitikken findes også oplysninger om de rettigheder og valgmuligheder, du har i forhold til de personoplysninger, du har delt med os.

Vi gør opmærksom på, at der, ud over persondatapolitikken, eksisterer supplerende produktspecifikke betingelser ved indgåelse af aftaler om køb og andre aftaler.

OK's hovedkontor i Viby

1. Hvem er vi?

Når du besøger vores hjemmeside www.ok.dk, indgår et kundeforhold med os, foretager køb eller på anden måde er i kontakt med os, behandler vi personoplysninger om dig.

Vi er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Vores kontaktoplysninger er:

OK a.m.b.a.
CVR-nr.: 39170418
Åhave Parkvej 11
8260 Viby J
Danmark

2. Hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Nedenfor kan du finde en beskrivelse af hver enkelt behandlingsaktivitet, information om hvilke personoplysninger der behandles, formålet med behandlingen, behandlingsgrundlaget, videregivelse, behandlingens varighed og, hvor dette er relevant, oplysning om overførsel af personoplysninger til tredjelande.

Når du indgår et kundeforhold med os, er det nødvendigt at du oplyser dit navn, adresse og kontaktoplysninger, såsom telefonnummer og e-mailadresse. Har du oplyst din e-mailadresse og/eller telefonnummer ved indgåelse af aftale om levering af produkter og/eller services fra OK, accepterer du samtidig, at vi må kontakte dig vedrørende din aftale pr. e-mail og/eller sms, herunder sende dig oplysninger om aftalen, ændringer dertil og andre servicemeddelelser.

I forbindelse med administration af dit kundeforhold vil vi, når det er nødvendigt, indsamle informationer fra andre kilder end dig. Kilderne kan være offentlige myndigheder, Energinet, net-selskaber og øvrige offentligt tilgængelige kilder. Visse af vores produkter kræver viden om dine el- og gas-stamdata, oplysninger om tekniske installationer og tingbogsoplysninger, hvorfor vi også vil indsamle personoplysninger i den forbindelse.

Ved indgåelse af kundeforhold med os indhenter vi en dagsaktuel kreditvurdering, og tilmelder dig efterfølgende et abonnement hos CPR-registret, så vi automatisk modtager ændringer om dine bopælsforhold - eksempelvis navne og adresseændringer. I tilfælde af navne- og adressebeskyttelse får vi dog kun besked om, at ændringen er foretaget. I forhold til kreditvurdering se nærmere under afsnittet ”Særligt vedrørende kreditvurdering”.

Behandlingsgrundlaget er, at behandlingen er nødvendig for opfyldelse af dit kundeforhold.

For de fleste af vores produkter er det ligeledes nødvendigt, at vi indsamler dit CPR-nr. Dette kan skyldes at vi har en indberetningspligt til SKAT, skal godskrive dig el-refusion, er underlagt Elforsyningsloven eller anden produktspecifik lovgivning eller blot skal yde dig kredit.

Behandlingsgrundlaget er, at behandlingen er nødvendig for overholdelse af en retslig forpligtelse.

Som potentiel eller eksisterende erhvervskunde registrerer vi viden om dine personinteresser for at kunne invitere dig til arrangementer, messer og lignende som er relevant for din virksomhed og vores eventuelle samarbejde eller kommende samarbejde.

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at yde god kundepleje.

Vi foretager en kreditvurdering ved indgåelse af alle nye kundeforhold, hvor der ydes kredit. Derudover foretages der løbende kreditvurderinger i takt med at dit kundeforhold udvides, eller hvis vi finder anledning til at foretage yderligere vurdering, eksempelvis grundet manglende betaling. I den forbindelse opretter vi et abonnement eller foretager enkeltopslag hos kreditoplysningsbureauer.

For at understøtte OK's kreditgivning af vores erhvervskunder deler vi betalingserfaringer om erhvervskunder med kreditoplysningsbureauerne.

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne afdække kreditværdighed og eventuelt tilbyde dig betalingsalternativer.

Når du kontakter vores kundeservice på 70 10 20 33, vil du indledningsvist have mulighed for at vælge, om vi må have lov til at optage telefonsamtalen.

Formålet med optagelse af telefonsamtalen er intern kvalitetssikring, træning og/eller dokumentation for aftaleindgåelse.

Behandlingsgrundlaget er dit samtykke, som du til enhver tid kan tilbagekalde ved at kontakte OK.

 

Når du henvender dig til vores kundeservice via www.ok.dk, foretager bestilling af produkter og/eller tilgår selvbetjeningsløsningen Min OK, behandler vi personoplysninger om dig.

I visse tilfælde sker behandlingen gennem formularer på vores hjemmeside, hvor de personoplysninger der er nødvendige for behandlingen enten vil være markeret med en stjerne (*), eller det vil fremgå, at du ikke kan komme videre til næste trin i formularen, hvis en konkret personoplysning ikke er udfyldt. Hvis du ikke ønsker at afgive de nødvendige personoplysninger, kan du muligvis ikke benytte den specifikke funktion.

I forbindelse med henvendelser til kundeservice på vores hjemmeside behandler vi dine kontaktoplysninger, så vi kan besvare din henvendelse. Ved bestillinger eller brug af selvbetjeningsløsningen Min OK behandler vi din IP-adresse.

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne yde den bedst mulige service til dig.

Bruger du vores chatbot på www.ok.dk, behandler vi som udgangspunkt navn og e-mailadresse til at besvare din henvendelse. Dog vil det i visse tilfælde også være muligt at få svar på din henvendelse uden angivelse af navn og e-mailadresse. Derudover behandler vi de oplysninger du indtaster til at behandle og besvare din henvendelse. Vi opfordrer dig til ikke at indtaste dit CPR-nummer eller følsomme personoplysninger i chatten.

Brug af chatfunktionen er frivillig og har ingen betydning for den øvrige brug af vores hjemmeside.

Vi bruger chatsamtalerne til at forbedre chatbottens svar og derigennem chatoplevelsen.

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne besvare henvendelser og forbedre kundeoplevelsen.

Når du kommunikerer med OK, behandler vi de personoplysninger, som du afgiver med henblik på at besvare dine henvendelser. Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger (f.eks. Helbredsoplysninger) til os, medmindre de er strengt nødvendige for behandlingen af din henvendelse. Behandlingsgrundlaget afhænger af karakteren af din henvendelse.

Hvis du afgiver personoplysninger om andre end dig selv (f.eks. familiemedlemmer), opfordrer vi dig til først at indhente samtykke fra disse personer til afgivelse af oplysningerne.

OK-appen
Når du gør brug af OK-appen, uanset om du bruger den, hvor du er logget ind med en brugerprofil eller ikke, indsamler vi personoplysninger.

Behandlingsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger afhænger af din brug af OK-appen.

Du kan læse mere om behandlingen af dine personoplysninger i vores særskilte persondatapolitik for OK-appen.

OK Hjem-appen
Når du gør brug af OK Hjem-appen, uanset om du bruger den, hvor du er logget ind med en brugerprofil eller ikke, indsamler vi personoplysninger.

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at forbedre og udvikle appen.

Du kan læse mere om behandlingen af dine personoplysninger i vores særskilte persondatapolitik for OK Hjem-appen.

Min ESG
Når du gør brug af Min ESG-løsningen, indsamler vi personoplysninger om dig.

Behandlingsgrundlaget er OK’s legitime interesse.

Du kan læse mere om behandlingen af dine personoplysninger i vores særskilte persondatapolitik for Min ESG

Når du tilmelder dig markedsføring via e-mail, behandler vi dit navn og din e-mailadresse. Vi anvender oplysningerne til at sende markedsføring om OK og OK’s produkter.

Formålet med behandlingen er at give os mulighed for at kontakte dig direkte og sende dig direkte markedsføringsmateriale, som er relevant for dig.

Behandlingsgrundlaget er dit samtykke. Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage, hvis du ikke længere ønsker at blive kontaktet af os. Du kan gøre dette ved at kontakte os via kontaktoplysningerne øverst i persondatapolitikken.

På baggrund af dit samtykke til at modtage markedsføring via e-mail behandler vi adfærdsmæssige oplysninger om dig i form af, hvornår du har tilmeldt dig nyhedsbrevet, hvor mange gange du har åbnet den enkelte mail, hvornår du har åbnet den enkelte mail, hvilke links du har klikket på, hvor du befinder dig geografisk, når du åbner den enkelte mail, hvilken enhed mailen læses på og andet relateret e-mailmarkedsføringskommunikation.

Formålet og behandlingsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger, er vores legitime interesse i at foretage intern profilering med henblik på at personliggøre indholdet i vores markedsføringsmails og undersøge din modenhed som potentiel kunde, udvikle eksisterende og nye services og produkter samt foretage analyser og statistik af vores kundesegmenter og produkter.

Vi deler i visse tilfælde din e-mail med forskellige sociale medier.

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at kunne målrette vores markedsføring til relevante modtagere.

Som kunde hos OK anvender vi dit navn og din mailadresse til at sende tilfredshedsundersøgelser. Vi behandler dine oplysninger, herunder dine svar, med det formål at forbedre kundeoplevelsen. I den forbindelse anvender vi også dine oplysninger til at analysere dit kundeforhold hos OK.

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at forbedre oplevelsen for vores kunder.

Når du besøger vores hjemmeside, kan du blive inviteret til at deltage i undersøgelser udført af os. Dette kan blandt andet være gennem OK’s brugerpanel. I panelet behandler vi oplysninger om din deltagelse i vores undersøgelser, din alder og din adresse for at kunne sende dig undersøgelser, som efter vores vurdering, er relevante for dig. For at kunne analysere dine besvarelser behandler vi derudover oplysninger om din købshistorik hos OK, herunder produktstatus for de produkter, du har købt, oplysninger om hvor længe du har været kunde hos OK og andre oplysninger, du giver os i forbindelse med besvarelse af vores undersøgelser.

Behandlingsgrundlaget er dit samtykke som afgives inden deltagelse i panelet. Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage, hvis du ikke længere ønsker at være deltager i panelet. Du kan gøre dette ved at kontakte os via kontaktoplysningerne øverst i persondatapolitikken.

Når du deltager i konkurrencer udbudt af OK, indsamler vi kun de personoplysninger, der er nødvendige for din deltagelse i konkurrencen.

Vi behandler personoplysninger om dig i form af navn, e-mailadresse, adresse og telefonnummer.

Grundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er, at behandlingen er nødvendig for, opfyldelse af aftalen med dig om deltagelse i konkurrencen.

I tilfælde af, at du udfylder OK’s leadkort indsamler og behandler vi de oplysninger, som du måtte have afgivet i den forbindelse. Hvis du afkrydser på leadkortet, at du ønsker at blive ringet op af OK, gives samtidig samtykke til, at telefonsamtalen optages.

I OK anvender vi nedenstående udbydere af sociale medier med formål om at bruge indsigt og analyseværktøjer. Værktøjerne gør det muligt at målrette os mod relevante målgrupper på sociale medier, og gør det muligt for os at generere analyser og statistikker over rækkevidden af vores kampagneannoncer og andet onlineindhold samt din brug af vores websted og tjenester på hjemmesiden. I den forbindelse videregiver vi i visse tilfælde din e-mailadresse til udbydere af sociale medier:

  • Facebook
  • LinkedIn
  • X
  • Instagram
  • YouTube
  • Snapchat
  • Vimeo
  • Messenger
  • TikTok

I ovenstående tilfælde er OK og udbyderen af det sociale medie fælles dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger.

Formålet er, at vi kan målrette markedsføring samt foretage analyse og statistik af vores kundesegmenter og produkter.

Behandlingsgrundlaget er dit samtykke.

I tilfælde af, at du kontakter os gennem de sociale mediers besked funktioner er OK dataansvarlig for denne behandling.

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at besvare dine henvendelser.

Vi opfordrer dig til at orientere dig i det sociale medies persondataspolitik, inden du benytter dets funktioner og services.

Når du besøger vores hjemmeside, bruger vi cookies for at sikre hjemmesidens funktionalitet samt for at udføre sporing og analyse af dit besøg på vores hjemmeside.

Du kan læse mere om brugen af cookies, herunder hvilke tredjeparter, der placerer cookies, hvornår de enkelte cookies udløber, og hvilke muligheder du har for afvisning og sletning, i vores cookiepolitik.

OK har installeret videoovervågning på bestemte lokationer, herunder vores tankanlæg, vaskehaller, butiksområder og ind- og udgange ved kontorbygninger. På videoovervågede lokationer har OK opsat skilte, hvoraf det fremgår at lokationen er videoovervåget.

Formålet med overvågning af tankanlæg, vaskehaller, butiksområder og ind- og udgange ved kontorbygninger er forebyggelse af kriminalitet samt sikkerhed for medarbejdere og kunder.

Optagelserne vil kun blive tilgået og gennemset i tilfælde af mistanke om kriminelle handlinger, overtrædelse af interne retningslinjer, intern/ekstern kontrol eller afklaring af sikkerhedsspørgsmål.

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i kriminalitetsforebyggelse og øget sikkerhed.

Desuden kan optagelserne videregives til politiet i tilfælde af kriminelle handlinger, med henblik på kriminalitetsopklaring eller til andre modtagere, som vi er retligt forpligtet til at videregive sådanne oplysninger til.

Behandlingsgrundlaget er, at behandlingen er nødvendig for overholdelse af en retlig forpligtelse i at videregive sådanne oplysninger til politiet.

I tilfælde af at videregivelse er nødvendig af andre årsager til andre tredjeparter, vil vi bede om dit samtykke til en sådan videregivelse, hvis du fremgår af disse optagelser.

På bestemte lokationer af vaskehaller har OK installeret systemer til nummerpladegenkendelse som led i at kunne genkende nummerpladeoplysninger indsamlet i forbindelse med tegning af Fri Vask abonnementer.

Behandlingsgrundlaget er, at behandlingen er nødvendig for opfyldelse af dit kundeforhold.

Ved indgåelse af en sponsoraftale med OK, kan din forening/klub modtage sponsorstøtte via køb foretaget af vores kunder.

For at vi kan oprette din forening/klub i sponsorkonceptet, behandler vi dine kontaktoplysninger herunder navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Hvis der i forbindelse med indgåelse af sponsoraftalen er oplyst navn, e-mailadresse og mobilnummer, accepteres det samtidig, at vi kan kontakte jer vedrørende aftalen. Desuden er det også et krav at foreningen/klubben oplyser bankoplysninger, hvortil optjent sponsorstøtte skal udbetales.

Behandlingsgrundlaget er, at behandlingen er nødvendig for, at vi kan opfylde aftalen med dig.

3. Opbevaring og sletning af personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde det eller de formål med behandlingen, som er angivet i de ovenstående afsnit.

Vi sletter således dine personoplysninger, når vi ikke længere har et sagligt formål med at opbevare disse. Til brug for vurderingen af opbevaringsperioden lægger vi vægt på eventuelle lovgivningsmæssige forpligtelser til opbevaring, ligesom vi vil vurdere opbevaringsperioderne i lyset af behandlingens risiko.

Derudover opbevarer vi dine personoplysninger på betryggende vis, og sikrer at de kun er tilgængelige for relevante medarbejdere i OK.

4. Databehandlere, selvstændigt dataansvarlige og tredjelandsoverførsler

Ved behandling af dine personoplysninger kan vi inddrage en række databehandlere og selvstændigt dataansvarlige såsom IT-systemudbydere, hostingudbydere, markedsføringspartnere, udbydere af nyhedsbrevsløsninger, hjemmesideudbydere, cookieudbydere og brugerundersøgelsesudbydere, andre samarbejdspartnere mv.

Hvis dine personoplysninger i forbindelse med vores brug af databehandlere og underdatabehandlere overføres til tredjelande (uden for EU/EØS), sikrer vi et retsgrundlag i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne vedrørende tredjelandsoverførsler.

5. Dine rettigheder

I henhold til databeskyttelsesforordningen- og loven har du, når du deler dine personoplysninger med os, en række rettigheder, du kan benytte dig af:

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, dog med visse lovbestemte undtagelser. Du har ret til at få udleveret de personoplysninger om dig selv, som du har givet til os. I visse tilfælde kan du bede os om at transmittere disse oplysninger til en anden dataansvarlig. Du kan til enhver tid benytte retten til at få slettet de oplysninger, vi indsamler om dig, med visse lovbestemte undtagelser. Du er derudover berettiget til at gøre indsigelse imod indsamlingen og bede om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses. Hvis personoplysninger om dig er forkerte, har du ret til at få dem korrigeret.

Ønsker du at gøre brug af disse rettigheder, kan du kontakte os på ok@ok.dk eller telefonisk via vores kundeservice på tlf. 70 10 20 33.

Hvor behandlingen af dine personoplysninger er baseret på samtykke, har du også til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved hjælp af ovenstående kontaktoplysninger. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, påvirker dette ikke lovligheden af behandlingen af personoplysninger forud for tilbagetrækningen.

I forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder, beder vi dig give os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn, adresse og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for en måned. Fristen kan dog forlænges med 2 måneder, hvis det er nødvendigt.

Du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf. 33 19 32 00 eller e-mail dt@datatilsynet.dk.

Ændringer af persondatapolitikken

Vi ajourfører løbende denne persondatapolitik så den afspejler OK’s forretning og vores behandling af personoplysninger. Dato for seneste opdatering fremgår nedenfor. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi besked i form af en synlig besked på vores hjemmeside(r).

Viby, 22. april 2024

top