Persondatapolitik for OK a.m.b.a.

For OK er det vigtigt at beskytte de personoplysninger, du deler med os. Derfor har vi en persondatapolitik, der sikrer, at dine oplysninger behandles ansvarsfuldt med respekt for dit privatliv og naturligvis i overensstemmelse med lovgivningen på området.

OK's hovedkontor i Viby

Persondatapolitikken definerer hvilke personoplysninger, vi indsamler, samt hvordan de bruges. I persondatapolitikken findes også oplysninger om de rettigheder og valgmuligheder, du har i forhold til de personoplysninger, du har delt med os.

Vi gør opmærksom på, at der, ud over persondatapolitikken, eksisterer supplerende produktspecifikke betingelser ved indgåelse af aftaler om køb og andre aftaler.

1. Dataansvar

1.1 Hvem er den dataansvarlige?

OK a.m.b.a., CVR-nr. 39170418, Åhave Parkvej 11, 8260 Viby J, er dataansvarlig for de personoplysninger, du deler med os, når du besøger vores hjemmeside, foretager køb, indgår aftaler med os enten online eller telefonisk. Ønsker du at rette henvendelse til OK, kan det ske på e-mail til ok@ok.dk eller telefon: 70 10 20 33

1.2 Klagemulighed

Hvis du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores kundeservice.

OK a.m.b.a.
Åhave Parkvej 11
8260 Viby J
Telefon: 70 10 20 33
E-mail: ok@ok.dk

Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf. 33 19 32 00 eller e-mail dt@datatilsynet.dk

2. Formål med behandling og kategorier af personoplysninger

OK behandler personoplysninger om dig til følgende formål:

Når du indgår et kundeforhold med os, skal du oplyse dit navn, adresse og kontaktoplysninger, såsom telefonnummer og e-mailadresse. Har du oplyst din e-mailadresse og/eller mobilnummer ved indgåelse af aftale om levering af produkter fra OK, accepterer du samtidig, at vi må kontakte dig vedrørende din aftale pr. e-mail og/eller sms, herunder sende dig oplysninger om aftalen, eventuelle ændringer og andre servicemeddelelser. Behandlingsgrundlaget er, at behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde aftalen med dig.

Som kunde afgiver du dine bankoplysninger, for at vi automatisk kan opkræve betaling. Ved køb af visse produkter har vi en indberetningspligt til SKAT og skal derfor kende dit CPR-nummer. Grundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer er, at behandlingen er nødvendig for overholdelse af en retlig forpligtelse.

Andre af vores produkter kræver f.eks. viden om dine el- og/eller gas-stamdata, oplysninger om tekniske installationer og tingbogsoplysninger. Ved indgåelse af kundeforhold med os, indhentes en dagsaktuel kreditvurdering jf. afsnit 4.1.

Selskabsoplysninger er som udgangspunkt ikke omfattet af databeskyttelsesforordningen, men vi kan dog efter omstændighederne behandle dine identitets-, kontakt- og professionelle oplysninger, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer, din privatadresse, din stilling, din uddannelsesmæssige baggrund og oplysninger om vores forretningsmæssige relation. Grundlaget for vores behandling er vores legitime interesse i at opbygge relationer.

Når du gør brug af OK’s app, herunder opretter en brugerprofil, indsamler og behandler vi dine personoplysninger. Du kan læse mere om vores behandling af personoplysninger, der indsamles via app’en i vores persondatapolitik til OK-appen.

Når du tilmelder dig OK's nyhedsbrev, indsamler vi dit navn og din e-mailadresse. Vi anvender oplysningerne til at sende prislister, nyhedsbreve og/eller salgsmails, afhængigt af, hvad du har givet samtykke til via OK’s bestillingsformularer eller via siden for tilmelding af e-mail tjenester. Behandlingen af dine personoplysninger sker på baggrund af dit samtykke, som du altid kan tilbagekalde.

Når du konkret anmoder om at få tilsendt et tilbud eller andet informationsmateriale, indsamler vi navn, adresse og/eller e-mailadresse til at sende dig det ønskede materiale. Behandlingen foretages på baggrund af vores legitime interesse i at imødekomme din forespørgsel og yde dig en god service, når du kontakter os.

Vi behandler derudover dine personoplysninger på grundlag af vores legitime interesse i at foretage relevant og målrettet markedsføring, udvikle eksisterende samt nye services og produkter, foretage analyser og statistik af vores kundesegmenter og produkter. Det sker via sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre, hvor vi kan indsamle forbrugs- og segmenteringsdata på baggrund af geodemografi.

Som kunde hos OK, anvender vi dit navn og din mailadresse til at sende tilfredshedsundersøgelser. Vi behandler dine oplysninger, herunder dine svar, med det formål at forbedre kundeoplevelsen. I den forbindelse anvender vi også dine oplysninger til at analysere dit kundeforhold hos OK. Behandlingen foretages på baggrund af vores legitime interesse i at forbedre oplevelsen for vores kunder.

Når du deltager i en af vores konkurrencer, indsamler vi kun de personoplysninger, der er nødvendige for din deltagelse i konkurrencen. Vi behandler typisk følgende personoplysninger om dig: navn, e-mailadresse, adresse og telefonnummer. Behandlingsgrundlaget er, at behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde aftalen med dig om deltagelse i konkurrencen. 

Når du udfylder OK’s leadkort, indsamler og behandler vi de oplysninger, som du måtte have afgivet i den forbindelse. Afkrydser du på leadkortet, at du ønsker at blive ringet op af OK, gives samtidig samtykke til, at telefonsamtalen optages.

Hvis du via leadkortet har givet samtykke til opringning/optagelse af telefonsamtale, tilmeldt dig OK’s nyhedsbrev og/eller har deltaget i en konkurrence og ønsker mere information om OK’s behandling i den forbindelse, se da afsnittene ”Markedsføring og nyhedsbreve” eller ”Deltagelse i konkurrencer” ovenfor.

Som potentiel eller eksisterende kunde registrerer vi viden om dine personintersser for at kunne invitere dig til relevante arrangementer. Behandlingen foretages på baggrund af vores legitime intersse i, at yde god kundepleje.

Vi anvender sociale medier for at være i nær kontakt med interesserede brugere. Vi anvender følgende sociale medier:

  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • Instagram
  • YouTube

Du vil kunne komme i kontakt med os via disse sociale medier, og vi vil i forbindelse med besvarelse af dine henvendelser behandle dine personoplysninger i det omfang, de indgår i din henvendelse. Alt afhængig af din adfærd på vores fan-sider på sociale medier, kan vi og det sociale medie foretage en indsamling af bl.a. følgende oplysninger om dig, når du besøger siden:

  • Om du ”følger” fan-siden
  • Kommentarer som du efterlader på fan-siden
  • At du har besøgt vores fan-side
  • Forbrugs- og segmenteringsdata på baggrund af geodemografi

Vi behandler dine personoplysninger som følge af vores legitime interesse i bl.a. at kunne besvare dine henvendelser, foretage relevant og målrettet markedsføring, forbedre vores produkter og services samt foretage analyser og statistik af vores kundesegmenter og produkter. Vi vil have et fælles dataansvar med det sociale medie for behandlingen af personoplysninger på vores fan-sider, og vi opfordrer derfor til, at du altid orienterer dig i det pågældende sociale medies egen privatlivspolitik, inden du benytter dets funktioner og services.

Det fremgår af afsnit 4, hvilke sociale medier vi deler personoplysninger med som led i markedsføring.

Det er nødvendigt, at du afgiver visse personoplysninger, for at du kan anvende vores hjemmeside. Det vil fremgå af formularen, om afgivelse af personoplysningerne er obligatoriske eller valgfri. Er det obligatorisk, vil det pågældende felt være markeret med en stjerne (*), eller du vil blive gjort opmærksom på det, når du går videre til næste trin i formularen. Hvis du vælger ikke at afgive de pågældende personoplysninger, kan du muligvis ikke benytte den ønskede funktion. For eksempel har vi brug for dine kontaktoplysninger for at kunne besvare en henvendelse fra dig. Ved bestillinger eller selvbetjening på Min OK registreres din IP-adresse.

OK har installeret videoovervågning på bestemte lokationer, som f.eks. vores tankanlæg, vaskehaller og butiksområder. OK har opsat skilte, hvor en sådan videoovervågning foregår.

Formålet med overvågning af tankanlæg, vaskehaller og butiksområder er forebyggelse af kriminalitet samt sikkerhed for medarbejdere og kunder.

Optagelserne vil kun blive tilgået og gennemset i tilfælde af mistanke om kriminelle handlinger, overtrædelse af interne retningslinjer, intern/ekstern kontrol eller afklaring af sikkerhedsspørgsmål.

Optagelserne kan videregives til politiet i tilfælde af kriminelle handlinger, eller hvis videregivelse er påkrævet i henhold til lovgivningen. Hvis videregivelse er nødvendig af andre årsager, vil vi bede om dit samtykke til en sådan videregivelse, hvis du fremgår af disse optagelser.

Optagelserne opbevares på en server, som udelukkende kan tilgås af et begrænset antal medarbejdere og kun ved hjælp af password. Optagelserne kan desuden følges i realtid af få udvalgte medarbejdere.

I forbindelse med rekruttering hos OK behandler vi dine personoplysninger, herunder de personoplysninger, som er indeholdt i din ansøgning og dit CV, med henblik på at evaluere din ansøgning. Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder følsomme personoplysninger, som f.eks. oplysninger vedrørende racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet, helbredsoplysninger, mv.

Hvis den pågældende stilling kræver, at du gennemfører personlighedstests eller lignende, vil du blive informeret herom, når vi har behandlet din ansøgning. Resultaterne af sådanne tests behandles fortroligt, men indgår i vores bedømmelse af din ansøgning.

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er, at behandlingen er nødvendig forud for indgåelse af ansættelseskontrakt. Derudover foretages behandlingen med henblik på at forfølge vores berettigede interesse i at gennemføre rekrutteringsprocessen.

I visse tilfælde vil du endvidere blive bedt om at aflevere kopi af din straffeattest. Formålet er at sikre, at du ikke tidligere er straffet for forhold, der kan være relevant for din eventuelle tilgang til informationer om værdier, håndtering af økonomiske forhold eller tilsvarende. Behandlingsgrundlaget vil i dette tilfælde være dit samtykke, som vi vil anmode om forud for indhentelsen.

Med henblik på at finde de bedst egnede kandidater til et job, kan det være, at vi indhenter referencer fra dine tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere. Behandlingsgrundlaget er dit samtykke, som vi vil anmode om forud for indhentelsen.

Opretter du en Job Agent på OK’s hjemmeside, behandler vi dit navn og din e-mail-adresse, som du afgiver i forbindelse med oprettelsen for at kunne danne din profil. Grundlaget for behandlingen er at denne er nødvendig for at opfylde aftalen med dig, om oprettelse af profilen. Vi kan dog på baggrund af vores legitime interesse indhente referencer fra personer du selv har angivet.

Når du kommunikerer med OK, behandler vi de personoplysninger, som du afgiver med henblik på at besvare dine henvendelser. Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger) til os, medmindre de er strengt nødvendige for behandlingen af din henvendelse. Vores grundlag for denne behandling afhænger af karakteren af din henvendelse.

Hvis du afgiver personoplysninger om andre end dig selv (f.eks. familiemedlemmer), opfordrer vi dig til først at indhente samtykke fra disse personer til afgivelse af oplysningerne.

3. Opbevaringsperiode

Vi opbevarer personoplysninger på betryggende vis og sikrer, at de kun er tilgængelige for relevante medarbejdere i OK.

Personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at opfylde et eller flere af de formål, som fremgår ovenfor. Vi kan dog opbevare personoplysningerne i en længere periode, end specifikt angivet nedenfor, hvis det er påkrævet i henhold til lovgivningen, f.eks. bogføringsloven, eller hvis det er nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Oplysningerne kan også blive anonymiseret og brugt til statistik og analyse.

Nedenfor er nærmere angivet, hvor længe OK som hovedregel opbevarer personoplysninger.

  • Hvis du opretter en Job Agent, bliver de personoplysninger, som vi har indsamlet i forbindelse med oprettelsen slettet når du afmelder jobagenten.
  • Hvis du bliver tilbudt en stilling hos OK, vil din ansøgning samt yderligere personoplysninger, indsamlet i forbindelse med ansættelsen blive en del af din personlige personalemappe.
  • Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, indsamlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, i en periode på 6 måneder efter vores afslag.
  • Stamdata som navn, adresse og øvrigt regnskabsmateriale slettes efter 5 år plus løbende år jf. bogføringsloven. Kontaktinformationer slettes løbende.
  • Er du kunde på fyringsolie, service, el, gas, forsikringer eller mobiltelefoni anonymiseres evt. CPR nr. efter 2 år + løbende år efter sidste købs/kundeaktivitet. Er det indsamlet i forbindelse med ansøgning om kontokort anonymiseres det først efter 5 år + løbende år, idet vi har en indberetningspligt til SKAT. I samme forbindelse afmeldes CPR-abonnement tegnet i forbindelse med kundeforholdets indgåelse jf. afsnit 4.
  • Bankregistrerings- og kontonummer, der indsamles for at opkræve betalinger via BS/LS, erstattes af aftalenr. i forbindelse med godkendelse af aftalen. Men opbevares som en del af ansøgningen der ligger til grund for aftalen, i særskilt arkiv i løbende år + 5 år.
  • Interne noter om kreditværdighed eller øvrige bemærkninger til brug for korrekt håndtering af kundeforholdet og for at kunne yde den bedste kundeservice slettes løbende og senest efter 2 år + løbende år.
  • Har du tegnet en udvidet garanti til dit solcelleanlæg eller varmepumpe, gemmes dine personoplysninger i hele garantiperioden

Optagelser fra videoovervågning med henblik på at forebygge kriminalitet slettes senest 30 dage efter optagelsen har fundet sted, medmindre det er nødvendigt for OK at opbevare optagelserne med henblik på at behandle en konkret tvist, f.eks. i forbindelse med opklaring af kriminalitet eller andre ulovlige handlinger.

Optagelser af telefonsamtaler bliver slettet senest 90 dage efter, optagelsen finder sted.

4. Modtagere af personoplysninger

For at kunne tilbyde dig vores forskellige produkter/services, kan vi have behov for at dele personoplysninger med samarbejdspartnere. Vi deler kun personoplysninger, når det er lovligt og nødvendigt. Nogle af vores samarbejdspartnere er som dataansvarlige selv direkte ansvarlige for håndteringen af dine personoplysninger. Andre er databehandlere og skal behandle personoplysningerne, som vi giver dem besked om, men fælles for dem er høje krav om, at dine personoplysninger behandles ansvarsfuldt.

  • Udbydere af hjemmesiden www.ok.dk og OK-appen.
  • Udbydere af IT-systemer, herunder systemer til brug for kundeadministration,leadbearbejdning, rekruttering, videoovervågning, mv.
  • IT-konsulenter i forbindelse med support.
  • Markedsføringspartnere, herunder i forbindelse med udsendelse af nyhedsbreve og tilfredshedsundersøgelser.
  • Øvrige tredjeparter, der leverer relevante ydelser i henhold til kontrakt med OK og i den forbindelse alene behandler oplysningerne efter OK’s instruks.

Dine personoplysninger kan blive delt med sociale medier, herunder Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn og TV2-gruppen, der anvendes som led i vores markedsføring, f.eks. ved retageting.

Når du betaler for vores produkter, deles derudover personoplysninger med vores betalingsløsningspartnere. Skal vi sende noget til dig, f.eks. din faktura eller dit OK-kort, deles navn og adresse med vores kortleverandør og de partnere, der bruges til udsendelse af post. Har du optjent Coop-medlemsbonus, deler vi dit medlemsnr. og bonusbeløb med COOP Danmark A/S

For at vi kan installere/servicere kedler, solceller, varmepumper og andre af vores produkter, deler vi navn, adresse og kontaktoplysninger med vvs- og servicepartnere. Køber du el, gas, forsikringer eller mobiltelefoni hos OK, deles dine personoplysninger med vores samarbejdspartnere indenfor disse produktområder.

Når du bruger OK-appen til parkering, indsamles dine nummerplade-oplysninger. Hos enkelte af de kommuner vi samarbejder med omkring parkering, er det nødvendigt at dele disse oplysninger til brug for kontrol af parkeringen.

I særlige tilfælde er vi forpligtede til at videregive personoplysninger, f.eks. CPR-nummer, til offentlige myndigheder som SKAT. Hvis det er nødvendigt, anmelder vi svindel til relevante myndigheder. Ved behov for hjælp til inddrivelse at manglende betalinger, deles CPR-nummer, navn, adresse og kontaktinfo med de advokater, vi samarbejder med.

Vi har abonnement hos CPR-registret og modtager automatisk ændringer om dine bopælsforhold. For at kunne abonnere på ændringerne, skal vi forinden dele dit navn og adresse og/eller CPR-nr. med registret.

Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er lokaliseret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel være beskyttet af EU-Kommissionens standardkontrakter, Privacy Shield certificering eller dit samtykke.

4.1. Særligt vedrørende kreditvurdering

Der foretages kreditvurdering ved indgåelse af alle nye kundeforhold, hvor der ydes kredit. Ved udvidelse af kundeforholdet med nye produkter, hvor der ydes kredit, foretages der ligeledes kreditvurdering. Grundlaget for behandlingen er vores legitime interesse i at kunne afdække kreditværdighed og eventuelt tilbyde dig betalingsalternativer.

Vi tegner i den forbindelse abonnement hos kreditoplysningsbureauerne Experian og Debitorregistret. Herfra modtager vi den dagsaktuelle registreringsstatus og besked om nye registreringer i deres registre til brug for den løbende vurdering af samhandelsforholdet.

For at understøtte OK's kreditgivning af vores erhvervskunder deler vi betalingserfaringer om erhvervskunder med kreditoplysningsbureauerne.

5. Tilbagekaldelse af samtykke

Vær opmærksom på, at du til enhver tid kan tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have givet til os. Samtykker kan tilbagekaldes ved at kontakte os på ok@ok.dk.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi stoppe med at behandle dine personoplysninger, medmindre vi er berettigede eller forpligtede til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på et andet grundlag, herunder i henhold til lovgivningen.

Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket før du tilbagekaldte dit samtykke.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, kan du muligvis ikke fuldt ud benytte de funktioner, som vi tilbyder på vores hjemmeside.

6. Sikkerhed

I OK lægger vi stor vægt på, at du trygt og sikkert kan handle med os og bruge vores hjemmeside. Vi har en række interne procedurer og politikker, der sikrer, at vi lever op til et højt sikkerhedsniveau i overensstemmelse med kravene i databeskyttelsesforordningen. Vi gemmer dine personoplysninger på servere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores brugeroplysninger håndteres forsvarligt, og under stadig hensyntagen til dine rettigheder som bruger.

I det omfang, der fra OK's hjemmeside linkes til andre hjemmesider, er OK ikke ansvarlig for indholdet og sikkerheden på disse sider. Vi opfordrer til, at du læser persondatapolitikken på disse hjemmesider.

7. Dine rettigheder

Når du deler dine personoplysninger med os, har du en række rettigheder, du kan benytte dig af. Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, dog med visse lovbestemte undtagelser. Du har ret til at få udleveret de personoplysninger om dig selv, som du har givet til os. I visse tilfælde kan du bede os om at transmittere disse oplysninger til en anden dataansvarlig.

Du kan til enhver tid benytte retten til at få slettet de oplysninger, vi indsamler om dig, med visse lovbestemte undtagelser. Du er derudover berettiget til at gøre indsigelse imod indsamlingen og bede om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses. Hvis personoplysninger om dig er forkerte, har du ret til at få dem korrigeret.

Ønsker du at gøre brug af disse rettigheder, kan du kontakte os på ok@ok.dk eller telefonisk via vores kundeservice på tlf. 70 10 20 33.

I forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder, beder vi dig give os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn, adresse og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for en måned. Fristen kan dog forlænges med 2 måneder hvis det er nødvendigt.

8. Brug af Cookies

Vi bruger cookies på vores hjemmeside. Hvad det er, hvordan vi bruger dem, og hvilke muligheder du har for afvisning og sletning, kan du læse mere om i vores cookie-politik: www.ok.dk/cookies.

Vi vil løbende opdatere vores persondatapolitik som følge af ændringer i juridiske eller driftsmæssige krav. Vi vil meddele sådanne ændringer i overensstemmelse med lovgivningen.

9. Ændringer af privatlivspolitikken

Den løbende udvikling i OK's forretning betyder, at det kan blive nødvendigt at ændre i denne politik, og vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside(r).

Viby, januar 2020
Version 2.0

top
Vi bruger cookies (også fra 3. part) til at huske dine indstillinger, trafikmåling og til at vise målrettede annoncer. Du accepterer det ved at klikke videre på siden. Læs mere om vores brug af cookies og hvordan du sletter dem