For OK er det vigtigt at beskytte de personoplysninger, du deler med os. Derfor har vi en persondatapolitik, der sikrer, at dine oplysninger behandles ansvarsfuldt med respekt for dit privatliv og naturligvis i overensstemmelse med lovgivningen på området.
Persondatapolitikken definerer hvilke personoplysninger, vi indsamler, samt hvordan de bruges. I persondatapolitikken findes også oplysninger om de rettigheder og valgmuligheder, du har i forhold til de personoplysninger, du har delt med os.
Vi gør opmærksom på, at der, ud over persondatapolitikken, eksisterer supplerende produktspecifikke betingelser ved indgåelse af aftaler om køb og andre aftaler.
OK a.m.b.a., CVR-nr. 39170418, Åhave Parkvej 11, 8260 Viby J, er dataansvarlig for de personoplysninger, du deler med os, når du besøger vores hjemmeside, foretager køb, indgår aftaler med os enten online eller telefonisk. Ønsker du at rette henvendelse til OK, kan det ske på e-mail til ok@ok.dk eller telefon: 70 10 20 33
Hvis du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores kundeservice.
OK a.m.b.a.
Åhave Parkvej 11
8260 Viby J
Telefon: 70 10 20 33
E-mail: ok@ok.dk
Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf. 33 19 32 00 eller e-mail dt@datatilsynet.dk
OK behandler personoplysninger om dig til følgende formål:
Når du indgår et kundeforhold med os, skal du oplyse dit navn, adresse og kontaktoplysninger, såsom telefonnummer og e-mailadresse. Har du oplyst din e-mailadresse og/eller mobilnummer ved indgåelse af aftale om levering af produkter fra OK, accepterer du samtidig, at vi må kontakte dig vedrørende din aftale pr. e-mail og/eller sms, herunder sende dig oplysninger om aftalen, eventuelle ændringer og andre servicemeddelelser. Når vi indsamler informationer fra andre kilder end dig, kan kilderne være offentlige myndigheder, Energinet, netselskaber og offentligt tilgængelige kilder, herunder flyttemeddelelser. Nogle af vores produkter kræver viden om dine el- og gas-stamdata, oplysninger om tekniske installationer og tingbogsoplysninger. Ved indgåelse af kundeforhold med os, indhentes en dagsaktuel kreditvurdering jf. afsnit 4.1. Behandlingsgrundlaget er, at behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde aftalen med dig.
Som kunde afgiver du dine bankoplysninger, for at vi automatisk kan opkræve betaling. Ved køb af visse produkter har vi en indberetningspligt til SKAT eller er underlagt anden lovgivning som eksempelvis Elforsyningsloven og skal derfor kende dit CPR-nummer. Grundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer er, at behandlingen er nødvendig for overholdelse af en retlig forpligtelse.
Selskabsoplysninger er som udgangspunkt ikke omfattet af databeskyttelsesforordningen, men vi kan dog efter omstændighederne behandle dine identitets-, kontakt- og professionelle oplysninger, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer, din privatadresse, din stilling, din uddannelsesmæssige baggrund og oplysninger om vores forretningsmæssige relation. Grundlaget for vores behandling er vores legitime interesse i at opbygge relationer.
Når du kontakter vores kundeservice på 70 10 20 33, gives du indledningsvist mulighed for at vælge, om OK må have lov til at optage telefonsamtalen. Formålet med optagelse af telefonsamtalen er intern kvalitetssikring og/eller dokumentation for aftaleindgåelse. Behandlingen sker på baggrund af dit samtykke, som du til enhver tid kan tilbagekalde.
Når du kommunikerer med OK, behandler vi de personoplysninger, som du afgiver med henblik på at besvare dine henvendelser. Vi opfordrer dig til ikke at afgive følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger) til os, medmindre de er strengt nødvendige for behandlingen af din henvendelse. Vores grundlag for denne behandling afhænger af karakteren af din henvendelse.
Hvis du afgiver personoplysninger om andre end dig selv (f.eks. familiemedlemmer), opfordrer vi dig til først at indhente samtykke fra disse personer til afgivelse af oplysningerne.
Det er nødvendigt, at du afgiver visse personoplysninger, for at du kan anvende vores hjemmeside. Det vil fremgå af formularen, om afgivelse af personoplysningerne er obligatoriske eller valgfri. Er det obligatorisk, vil det pågældende felt være markeret med en stjerne (*), eller du vil blive gjort opmærksom på det, når du går videre til næste trin i formularen. Hvis du vælger ikke at afgive de pågældende personoplysninger, kan du muligvis ikke benytte den ønskede funktion. For eksempel har vi brug for dine kontaktoplysninger for at kunne besvare en henvendelse fra dig. Ved bestillinger eller selvbetjening på Min OK registreres din IP-adresse. Afhængigt af, om du udfylder en bestillingsformular eller en kontaktformular, behandler vi dine oplysninger for at kunne opfylde aftalen med dig eller med udgangspunkt i vores legitime interesse i at kunne yde dig en god service når vi kontakter dig.
Når du gør brug af OK-appen, uanset om den bruges med eller uden brugerprofil, indsamles personoplysninger. Grundlaget for behandlingen afhænger af din brug af OK-appen. Du kan læse mere om behandlingen af personoplysninger i vores særskilte persondatapolitik til OK-appen.
Når du gør brug af OK Hjem-appen indsamles personoplysninger. Grundlaget for behandlingen er vores legitime interesse i at forbedre og udvikle appen. Du kan læse mere om behandlingen af personoplysninger i vores særskilte persondatapolitik til OK Hjem-appen.
Når du tilmelder dig OK's nyhedsbrev, indsamler vi dit navn og din e-mailadresse. Vi anvender oplysningerne til at sende prislister, nyhedsbreve og/eller salgsmails, afhængigt af, hvad du har givet samtykke til via OK’s bestillingsformularer eller via siden for tilmelding af e-mail tjenester. Behandlingen af dine personoplysninger sker på baggrund af dit samtykke, som du altid kan tilbagekalde.
Når du konkret anmoder om at få tilsendt et tilbud eller andet informationsmateriale, indsamler vi navn, adresse og/eller e-mailadresse til at sende dig det ønskede materiale. Behandlingen foretages på baggrund af vores legitime interesse i at imødekomme din forespørgsel og yde dig en god service, når du kontakter os.
Vi behandler derudover dine personoplysninger på grundlag af vores legitime interesse i at foretage relevant og målrettet markedsføring, udvikle eksisterende samt nye services og produkter, foretage analyser og statistik af vores kundesegmenter og produkter. Det sker via sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre, hvor vi kan indsamle forbrugs- og segmenteringsdata på baggrund af geodemografi.
Vi anvender følgende sociale medier for at være i nær kontakt med interesserede brugere:
Fælles dataansvar:
Når du besøger eller på anden måde interagerer med en eller flere af vores virksomhedssider på sociale medier, er der i nogle tilfælde et fælles dataansvar mellem OK og det sociale medie. Det fælles dataansvar kan foreligge i forbindelse med følgende behandlinger:
Det fremgår af afsnit 4, hvilke sociale medier vi deler personoplysninger med som led i markedsføring.
Vi behandler dine personoplysninger som følge af vores legitime interesse i at kunne besvare dine henvendelser, foretage relevant og målrettet markedsføring, forbedre vores produkter og services samt foretage analyser og statistik af vores kundesegmenter og produkter.
Vi opfordrer dig til at orientere dig i det sociale medies privatlivspolitik, inden du benytter dets funktioner og services.
Selvstændigt dataansvar:
Når du skriver direkte til os, via beskedfunktionen som det sociale medie stiller til rådighed, behandler vi personoplysninger om dig. OK er her selvstændig dataansvarlig
Vi behandler dine personoplysninger, som du frivilligt har delt med os, og som kan være offentlige tilgængelige, som følge af vores legitime interesse i at kunne besvare dine henvendelser.
Når du udfylder OK’s leadkort, indsamler og behandler vi de oplysninger, som du måtte have afgivet i den forbindelse. Afkrydser du på leadkortet, at du ønsker at blive ringet op af OK, gives samtidig samtykke til, at telefonsamtalen optages.
Hvis du via leadkortet har givet samtykke til opringning/optagelse af telefonsamtale, tilmeldt dig OK’s nyhedsbrev og/eller har deltaget i en konkurrence og ønsker mere information om OK’s behandling i den forbindelse, se da afsnittene ”Markedsføring og nyhedsbreve” eller ”Deltagelse i konkurrencer” ovenfor.
OK har installeret videoovervågning på bestemte lokationer, som f.eks. vores tankanlæg, vaskehaller og butiksområder. OK har opsat skilte, hvor en sådan videoovervågning foregår.
Formålet med overvågning af tankanlæg, vaskehaller og butiksområder er forebyggelse af kriminalitet samt sikkerhed for medarbejdere og kunder.
Optagelserne vil kun blive tilgået og gennemset i tilfælde af mistanke om kriminelle handlinger, overtrædelse af interne retningslinjer, intern/ekstern kontrol eller afklaring af sikkerhedsspørgsmål.
Optagelserne kan videregives til politiet i tilfælde af kriminelle handlinger, eller hvis videregivelse er påkrævet i henhold til lovgivningen. Hvis videregivelse er nødvendig af andre årsager, vil vi bede om dit samtykke til en sådan videregivelse, hvis du fremgår af disse optagelser.
Optagelserne opbevares på en server, som udelukkende kan tilgås af et begrænset antal medarbejdere og kun ved hjælp af password. Optagelserne kan desuden følges i realtid af få udvalgte medarbejdere.
På bestemte lokationer af vaskehaller har OK installeret systemer til nummerpladegenkendelse som led i at kunne genkende nummerpladeoplysninger indsamlet i forbindelse med tegning af Fri Vask abonnementer. Grundlaget for vores behandling er opfyldelse af aftalen med dig.
Som kunde hos OK, anvender vi dit navn og din mailadresse til at sende tilfredshedsundersøgelser. Vi behandler dine oplysninger, herunder dine svar, med det formål at forbedre kundeoplevelsen. I den forbindelse anvender vi også dine oplysninger til at analysere dit kundeforhold hos OK. Behandlingen foretages på baggrund af vores legitime interesse i at forbedre oplevelsen for vores kunder.
Når du deltager i en af vores konkurrencer, indsamler vi kun de personoplysninger, der er nødvendige for din deltagelse i konkurrencen. Vi behandler typisk følgende personoplysninger om dig: navn, e-mailadresse, adresse og telefonnummer. Behandlingsgrundlaget er, at behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde aftalen med dig om deltagelse i konkurrencen.
Som potentiel eller eksisterende kunde registrerer vi viden om dine personinteresser for at kunne invitere dig til relevante arrangementer. Behandlingen foretages på baggrund af vores legitime interesse i at yde god kundepleje.
I forbindelse med din deltagelse i vores brugerpanel behandler vi oplysninger om din deltagelse i vores undersøgelser, din alder og din adresse for at kunne sende dig undersøgelser, som efter vores vurdering, er relevante for dig. For at kunne analysere dine besvarelser behandler vi derudover oplysninger om din købshistorik hos OK, herunder produktstatus for de produkter, du har købt, oplysninger om hvor længe du har været kunde hos OK, eventuelle sponsoraftaler og andre oplysninger, du giver os i forbindelse med besvarelse af vores undersøgelser. Hvis du modtager fysiske belønninger som tak for din hjælp, behandler vi derudover din adresse for at kunne sende belønningerne til dig. Behandlingen foretages på baggrund af dit frivillige samtykke.
I forbindelse med installation samt abonnement på en el-ladestander indsamles foruden dine stamdata, kontaktoplysninger, bankoplysninger og CPR-nummer, information om opladningsdata inkl. lokation samt forbrugt tid og tidsrum for opladningen. Grundlaget for vores behandling er opfyldelse af aftalen med dig. Vi behandler dog dit CPR-nummer på baggrund af en retlig forpligtelse.
Ved indgåelse af en sponsoraftale med os, skal foreningen/klubben oplyse kontaktoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Har foreningen/klubben oplyst kontaktpersonens e-mailadresse og mobilnummer ved indgåelse af sponsoraftalen, accepteres det samtidig, at vi kan kontakte jer vedrørende aftalen pr. mail eller tlf. Foreningen/klubben skal også afgive bankoplysninger hvortil optjent sponsorstøtte skal udbetales. Behandlingsgrundlaget er, at behandlingen af personoplysningerne er nødvendig for, at vi kan opfylde aftalen.
Ved tilmelding til indefrysningsordningen for el og gas indsamler vi kontaktoplysninger og CPR-nr. for personen der tilmelder sig ordningen, i tilfælde af, vi ikke har det i forvejen. Grundlaget for behandlingen er, at behandlingen er nødvendig for overholdelse af en retlig forpligtelse.
I forbindelse med rekruttering hos OK behandler vi dine personoplysninger, herunder de personoplysninger, som er indeholdt i din ansøgning og dit CV, med henblik på at evaluere din ansøgning. Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder følsomme personoplysninger, som f.eks. oplysninger vedrørende racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet, helbredsoplysninger, mv.
Hvis den pågældende stilling kræver, at du gennemfører personlighedstests eller lignende, vil du blive informeret herom, når vi har behandlet din ansøgning. Resultaterne af sådanne tests behandles fortroligt, men indgår i vores bedømmelse af din ansøgning.
Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er, at behandlingen er nødvendig forud for indgåelse af ansættelseskontrakt. Derudover foretages behandlingen med henblik på at forfølge vores berettigede interesse i at gennemføre rekrutteringsprocessen.
I visse tilfælde vil du endvidere blive bedt om at aflevere kopi af din straffeattest. Formålet er at sikre, at du ikke tidligere er straffet for forhold, der kan være relevant for din eventuelle tilgang til informationer om værdier, håndtering af økonomiske forhold eller tilsvarende. Behandlingsgrundlaget vil i dette tilfælde være dit samtykke, som vi vil anmode om forud for indhentelsen.
Med henblik på at finde de bedst egnede kandidater til et job, kan det være, at vi indhenter referencer fra dine tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere. Behandlingsgrundlaget er dit samtykke, som vi vil anmode om forud for indhentelsen.
Opretter du en Job Agent på OK’s hjemmeside, behandler vi dit navn og din e-mail-adresse, som du afgiver i forbindelse med oprettelsen for at kunne danne din profil. Grundlaget for behandlingen er at denne er nødvendig for at opfylde aftalen med dig, om oprettelse af profilen. Vi kan dog på baggrund af vores legitime interesse indhente referencer fra personer du selv har angivet.
Vi opbevarer personoplysninger på betryggende vis og sikrer, at de kun er tilgængelige for relevante medarbejdere i OK.
Personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at opfylde et eller flere af de formål, som fremgår ovenfor. Vi kan dog opbevare personoplysningerne i en længere periode, end specifikt angivet nedenfor, hvis det er påkrævet i henhold til lovgivningen, f.eks. bogføringsloven, eller hvis det er nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Oplysningerne kan også blive anonymiseret og brugt til statistik og analyse.
Nedenfor er nærmere angivet, hvor længe OK som hovedregel opbevarer personoplysninger.
Optagelser fra videoovervågning med henblik på at forebygge kriminalitet slettes senest 30 dage efter optagelsen har fundet sted, medmindre det er nødvendigt for OK at opbevare optagelserne med henblik på at behandle en konkret tvist, f.eks. i forbindelse med opklaring af kriminalitet eller andre ulovlige handlinger.
Billeder som tages i forbindelse med nummerpladegenkendelse med det formål at sikre korrekt brug af Fri Vask abonnementer slettes efter 30 dage, med mindre det er nødvendigt for OK at beholde billedet med henblik på at behandle en konkret tvist.
Optagelser af telefonsamtaler bliver slettet senest 90 dage efter, optagelsen finder sted.
Oplysninger indsamlet i forbindelse med deltagelse i vores testpanel slettes når de ikke længere er nødvendige, og senest 3 år efter samtykket er givet.
For at kunne tilbyde dig vores forskellige produkter/services, kan vi have behov for at dele personoplysninger med samarbejdspartnere. Vi deler kun personoplysninger, når det er lovligt og nødvendigt. Nogle af vores samarbejdspartnere er som dataansvarlige selv direkte ansvarlige for håndteringen af dine personoplysninger. Andre er databehandlere og skal behandle personoplysningerne, som vi giver dem besked om, men fælles for dem er høje krav om, at dine personoplysninger behandles ansvarsfuldt.
Dine personoplysninger kan blive delt med sociale medier, herunder Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn, Snapchat, Vimeo, Messenger og TV2-gruppen, der anvendes som led i vores markedsføring, ved eksempelvis retargeting. De sociale medier bruges til målrettet annoncering til dig. Data krypteres så kun det sociale medies system kan se om der er et match imellem de data vi har delt og de profiler de har kendskab til. Derfor ved vi ikke, om du rammes af vores budskaber.
Når du betaler for vores produkter, deles derudover personoplysninger med vores betalingsløsningspartnere. Skal vi sende noget til dig, f.eks. din faktura eller dit OK-kort, deles navn og adresse med vores kortleverandør og de partnere, der bruges til udsendelse af post. Har du optjent Coop-medlemsbonus, deler vi dit medlemsnr. og bonusbeløb med COOP Danmark A/S.
For at vi kan installere/servicere kedler, solceller, varmepumper, el-ladestandere og andre af vores produkter, deler vi navn, adresse og kontaktoplysninger med vvs- og servicepartnere og samhandelspartnere på området. Køber du el, gas, forsikringer eller mobiltelefoni hos OK, deles dine personoplysninger med vores samarbejdspartnere indenfor disse produktområder.
Når du bruger OK-appen til parkering, indsamles dine nummerplade-oplysninger. Hos enkelte af de kommuner vi samarbejder med omkring parkering, er det nødvendigt at dele disse oplysninger til brug for kontrol af parkeringen.
I særlige tilfælde er vi forpligtede til at videregive personoplysninger, som f.eks. CPR-nummer, til offentlige myndigheder som SKAT eller Erhvervs– eller gældsstyrelsen i tilfælde af du er tilmeldt indefrysningsordningen for el og gas. På skriftlig anmodning fra offentlige myndigheder, kan det betyde, at vi skal udlevere dine personoplysninger eller om nødvendigt anmelde svindel. Udlevering af personoplysningerne vil udelukkende ske, for at vi kan efterleve vores forpligtelser i lovgivningen.
Ved behov for hjælp til inddrivelse af manglende betalinger, deles CPR-nummer, navn, adresse og kontaktinfo med de advokater, vi samarbejder med.
Vi har abonnement hos CPR-registret og modtager automatisk ændringer om dine bopælsforhold. For at kunne abonnere på ændringerne, skal vi forinden dele dit navn og adresse og/eller CPR-nr. med registret.
Hvis dine personoplysninger i forbindelse med vores brug af databehandlere og underdatabehandlere overføres til tredjelande (uden for EU/EØS), sikrer vi et retsgrundlag i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne vedrørende tredjelandsoverførsler.
Der foretages kreditvurdering ved indgåelse af alle nye kundeforhold, hvor der ydes kredit. Ved udvidelse af kundeforholdet med nye produkter, hvor der ydes kredit, foretages der ligeledes kreditvurdering. Grundlaget for behandlingen er vores legitime interesse i at kunne afdække kreditværdighed og eventuelt tilbyde dig betalingsalternativer.
Vi tegner i den forbindelse abonnement hos kreditoplysningsbureauerne Experian og Debitorregistret. Herfra modtager vi den dagsaktuelle registreringsstatus og besked om nye registreringer i deres registre til brug for den løbende vurdering af samhandelsforholdet.
For at understøtte OK's kreditgivning af vores erhvervskunder deler vi betalingserfaringer om erhvervskunder med kreditoplysningsbureauerne.
Vær opmærksom på, at du til enhver tid kan tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have givet til os. Samtykker kan tilbagekaldes ved at kontakte os på ok@ok.dk.
Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi stoppe med at behandle dine personoplysninger, medmindre vi er berettigede eller forpligtede til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på et andet grundlag, herunder i henhold til lovgivningen.
Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket før du tilbagekaldte dit samtykke.
Hvis du trækker dit samtykke tilbage, kan du muligvis ikke fuldt ud benytte de funktioner, som vi tilbyder på vores hjemmeside.
I OK lægger vi stor vægt på, at du trygt og sikkert kan handle med os og bruge vores hjemmeside. Vi har en række interne procedurer og politikker, der sikrer, at vi lever op til et højt sikkerhedsniveau i overensstemmelse med kravene i databeskyttelsesforordningen. Vi gemmer dine personoplysninger på servere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores brugeroplysninger håndteres forsvarligt, og under stadig hensyntagen til dine rettigheder som bruger.
I det omfang, der fra OK's hjemmeside linkes til andre hjemmesider, er OK ikke ansvarlig for indholdet og sikkerheden på disse sider. Vi opfordrer til, at du læser persondatapolitikken på disse hjemmesider.
Når du deler dine personoplysninger med os, har du en række rettigheder, du kan benytte dig af. Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, dog med visse lovbestemte undtagelser. Du har ret til at få udleveret de personoplysninger om dig selv, som du har givet til os. I visse tilfælde kan du bede os om at transmittere disse oplysninger til en anden dataansvarlig.
Du kan til enhver tid benytte retten til at få slettet de oplysninger, vi indsamler om dig, med visse lovbestemte undtagelser. Du er derudover berettiget til at gøre indsigelse imod indsamlingen og bede om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses. Hvis personoplysninger om dig er forkerte, har du ret til at få dem korrigeret.
Ønsker du at gøre brug af disse rettigheder, kan du kontakte os på ok@ok.dk eller telefonisk via vores kundeservice på tlf. 70 10 20 33.
I forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder, beder vi dig give os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn, adresse og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for en måned. Fristen kan dog forlænges med 2 måneder hvis det er nødvendigt.
Vi bruger cookies på vores hjemmeside og opdeler cookies i følgende kategorier: 1) nødvendige, 2) funktionelle, 3) statistiske og 4) marketing cookies. Nedenfor er specificeret hvilke personoplysninger, vi indsamler via cookies og til hvilke formål, vi behandler dem:
Du kan læse mere om brugen af cookies, herunder hvilke tredjeparter, der placerer cookies, hvornår de enkelte cookies udløber og hvilke muligheder du har for afvisning og sletning, i vores cookie-politik: www.ok.dk/cookies
Vi vil løbende opdatere vores persondatapolitik som følge af ændringer i juridiske eller driftsmæssige krav. Vi vil meddele sådanne ændringer i overensstemmelse med lovgivningen.
Den løbende udvikling i OK's forretning betyder, at det kan blive nødvendigt at ændre i denne politik, og vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside(r).
Viby, november 2022
Version 3.6